要知道，90%的职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件。70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件。30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要忍不住登录公司邮箱，生怕错过什么要命的任务。好吧，就算我们有电邮依赖症，这也不意味着我们能轻松玩转电邮的诸多功能。

　　原来它不是我的邮箱

　　Linda从毕业起进入一家货运公司，一干就是五年。这五年里，她使用着公司分配的邮箱。她把公司当作自己的家。

　　当公司连年终奖都发不出来时，裁员的风声日益逼近，Linda想到了主动离开。她开始在网上偷偷搜索相关的职位，并试着发送了几封求职简历，其中有一家还是Linda所在公司的竞争对手。没想到，用人单位的电话没有等到，她却被请进了公司人事部办公室。人事总监似笑非笑地说：“听说你有自己的打算，现在公司状态不是很好，减员增效已成定局。既然你有更好的职业发展机会，公司无疑是支持的。你看看下周能否完成手头的工作交接？”

　　Linda百思不得其解的是，自己并未向同事透露过任何风声，人事总监怎么会知道她的跳槽打算？虽然她确萌生去意，但在完全没有心理准备的情况下，被效力五年的公司不动声色地辞退，Linda还是很难接受这个事实。当她万分不情愿地清理自己使用了五年的邮箱时，突然好像悟出了点什么。

　　美国Proofpoint公司曾对406家雇员千人以上的美、英公司进行调查，发现超过三分之一的公司曾雇人监控员工的电子邮件，据说是为了防范法律、财务和管理等方面的风险。近三分之一的受访美国公司还表示，在过去一年中曾因电子邮件问题解雇员工。

　　答案其实就这么简单，Linda五年来一直使用公司邮箱，工作邮件和私人信件全部用一个邮箱处理。她做梦都没想到，会有人经常“偷看”自己的电子邮件，直到被解雇之后她才意识到：“原来，它不是我的邮箱。”

　　君子有所抄，有所不抄

　　Jack刚刚跳槽到一家大企业，直觉最大的一个变化就是每天收到的邮件数量大大增加。很多邮件看起来和自己毫无关系，却要求阅后及时回复，这让习惯了小公司工作流程的Jack觉得很不适应。Jack有自己处理问题的一套习惯，比如不紧急的邮件，他会暂且放一放，若是遇到紧急任务，他会主动跑到老板处汇报工作进度，至于一些他可以独立完成的工作任务，他尽量不去麻烦其它同事。

　　但才过了两周，老板就找Jack谈话了，并向他提出三个问题：第一，为什么不及时回复客户和同事的邮件？第二，为什么不把涉及客户业务往来的重要邮件抄送团队同事？ 第三，为什么不以书面形式向老板及时汇报工作进度和执行情况？

　　一向我行我素的Jack这才明白，自己对“电邮法则”的认识完全走入了误区。他以为，及时回复邮件就意味着必须优先处理所涉事项，事实上，他只需简单回复一句：“收到，谢谢。”他以为，一个客户既然由自己负责，就没必要事无巨细抄送其它同事，无故增加他人的邮件浏览量。而事实是，同事需要知道他在做什么，更需要知道客户在做什么，同时这也是他展示自己的良好机会。至于老板，每天工作千头万绪，很难把你的口头汇报牢记心间，要想不忘事、不误事，还是通过邮件书面记录来得保险。

　　醍醐灌顶的Jack立刻调整了工作方法，老板和同事成了他邮件抄送栏里的“常客”，终于有一天，老板忍不住了：“我说，那些鸡毛蒜皮的邮件，你能不能不抄送我啊？还有，给客户的邮件如果一定要抄给我，可不可以用密送功能？否则在客户面前，我连打哈哈装不知道的权利都没有了。”

　　Jack终于明白，君子有所抄有所不抄。该抄送时不抄送，出了成绩你就自个偷着乐吧，出了问题也没人帮你担着。不该抄送的瞎抄送，惹恼的是别人，吃亏的是自己。

　　不要泄露我的隐私

　　Fancy是个乐天派，只要看到什么幽默好玩的邮件，都会转发给她的朋友们。

　　随着Fancy邮箱里的收件人名单越来越长，她接到的“投诉”也越来越多。Fancy只好把一些朋友从收件人名单中拿掉，心中还颇有一丝委屈。她的一位朋友是知名高管。这位朋友经常收到莫名其妙的邮件，内容不是关于求职就是关于推销，发件人还自称是Fancy的朋友。她忍不住和Fancy对质，原来都是电邮惹的祸。

　　Fancy每次群发邮件，所有收件人的电邮地址都赤裸裸地显示在收件栏里，这些富有搞笑价值的邮件被四处转来转去，无意中把不该泄露的个人信息散播出去。普通人的邮件地址也许无人问津，但像她这样的有名有权的人，收到一些“打秋风”的邮件也是很正常的了。

        Fancy这下学乖了，群发邮件时采取密送功能，收件人彼此无法看到电邮地址。吃一堑长一智，过了一段时间，朋友们发现来自Fancy的邮件少了很多，内容也不那么“疯颠”了。他们感叹Fancy开始变成熟了，也不禁暗暗怀念那个没心没肺、整天发邮件“轰炸”大家的小女孩。

办公室邮件潜规则

电子邮件在给人们带来方便的同时，也带来了职场礼仪方面的新问题。我们应当讲究有关电子邮件的礼节，别让电子邮件出笑话。

1）标题要提纲挈领，切忌使用含义不清、胡乱浪漫的标题，例如：“嘿！”或是“收着！”最好写上来自**公司的邮件，年、月、日以便对方一目了然又便于保留。

2）电子邮件的文体格式应该类似于书面交谈式的风格，开头要有问候语，但问候语的选择比较自由，像“你好”、“Hi”，或者仅仅是一个简单的称呼，结尾也可随意一些，比如“以后再谈”、“祝你愉快”等；也可什么都不写，直接注上自己的名字。但是，如果你写的是一封较为正式的邮件，还是要用和正式的信笺一样的文体。开头要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好！”结尾要有祝福语，并使用“此致/敬礼！”这样的格式。

3）内容简明扼要，针对需要回复及转寄的电子邮件，要小心写在电子邮件里的每一个字，每一句话。因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据，如果对公司不利的，千万不要写上，如报价等。

4）一定要清理回复的内容。在美国加州有一位传播学专家摩根女士曾举例说：我最近收到一份电子邮件，其中包括了辗转收送的十二个人之姓名，我实在没有必要知道这些讯息。

5）切忌全文使用英文大写字母。这样写成的邮件太强势，甚至暗示寄件人懒得使用正确的文法。毕竟，这仍是种文字沟通方式，遵守标准的文书规范是一种职业礼貌。

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